Summit-Speakerin Katrin Dreyer: So funktioniert Agile Coaching bei Zalando

Katrin Elise Dreyer, Zalando, als Agile Lead verantwortlich für Agile Coaching bei dem Online-Retailer.

Wenn in Entwicklerteams Probleme auftreten, lässt sich das “nicht mit einem Blick in den Scrum-Guide” lösen. Das sagt Katrin Dreyer, als Agile Lead bei Zalando zuständig für Agile Coaching. Bei dem Shopping-Giganten sorgt Katrin dafür, dass auch bei mehreren tausend Entwicklern die agilen Prinzipien nicht unter die Räder kommen. Wie man Produktteams richtig coacht, wird sie auch beim Digitale Leute Summit erzählen.

Als wir Katrin Dreyer fragen, wie viele Entwickler bei Zalando derzeit arbeiten, muss sie erstmal überlegen: “Wir wachsen ständig. Das müssten inzwischen so mehr als 2000 Mitarbeiter in Tech sein.” Merke: Wer die Mitarbeiterzahl seiner Firma in Tausenderschritten schätzt, ist definitiv Teil von etwas Größerem. Zalando gilt nicht umsonst als Paradebeispiel für ein perfekt skaliertes Geschäftsmodell. Doch wenn die Zahl der Mitarbeiter wächst und die Infrastruktur immer komplexer wird, müssen sich auch Prozesse und Strukturen weiterentwickeln. Damit die Entwickler und die Teams im Tagesgeschäft nicht unter die Räder kommen, gibt es bei Zalando Menschen wie Katrin.

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Digitale Leute Summit
Mehr Insights in die agile Produktentwicklung bei Zalando bekommt ihr in Köln
am 13. November beim Digitale Leute Summit.

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Ein Coach für die Coaches

Als “Agile Lead” sorgt sie dafür, dass bei dem Shopping-Giganten konsequent nach agilen Prinzipien gearbeitet wird. Denn das passiert auch bei einer Company wie Zalando, in der Agile von Anfang an Teil der DNA ist, nicht von alleine, sondern muss jeden Tag gelebt werden.

“Es reicht nicht, alle Teams einmal durchzucoachen, und dann ist man weg.“

„Agile Coaching ist ein nachhaltiger Prozess. Wir arbeiten ständig an Dingen wie Prozessdisziplin und Teambuilding. Dazu unterstützen wir die Produktmanager von der Product Discovery über die Entwicklung bis zum Roll-Out durch Fazilitierung.” Katrin fungiert dabei als eine Art “Coach der Coaches”. Sie leitet ein kleines Team von Agile Coaches, die direkt mit den Entwicklerteams arbeiten.

Um Katrins Rolle zu verstehen, müssen wir uns zunächst mit den Strukturen von Zalando beschäftigen. Mehr als 15.000 Mitarbeiter hat der Online-Retailer inzwischen. Um diese gewaltige Menge an Mitarbeitern sinnvoll managen zu können, ist das Unternehmen in verschiedene Business Units aufgeteilt, die laut Katrin “wie kleine Unternehmen im Unternehmen” fungieren. Jede Business Unit hat einen Owner, der sowohl für das Produktmanagement als auch für die Entwicklung verantwortlich ist. Dafür gibt es in jeder Business Unit ein eigenes Tech-Department, das unabhängig von den Tech-Teams der anderen BUs arbeitet. Die großen Business Units sind wiederum in einzelne Departments aufgeteilt.

Katrins Business Unit nennt sich “Supply & Demand”. In der geht es, vereinfacht gesagt, darum, “wo die Mode herkommt und wie wir sie wieder verkaufen.” Katrin ist in dieser BU der Abteilung “Retail & Operations” zugeordnet. Nun sind wir auf einer Ebene, die überschaubar genug ist, um das Tagesgeschäft zu managen. Rund 120 Entwickler, Designer und Produktmanager arbeiten bei “Supply & Demand” in neun Teams zusammen. Diesen Teams steht Katrin mit fünf “Agile Team Coaches” zur Seite. Im Grunde ist die Agil-Struktur bei Zalando damit beschrieben: kleine, crossfunktional aufgestellte Einheiten, die auf der Basis von Continuous Integration und Test Driven Delivery möglichst autonom entwickeln. Das operative Geschäft wird beschrieben von “4 Ds”: Discover, Define, Design, Deliver. Diese übergreifende Philosophie bildet auch das Grundgerüst von Katrins Arbeit.

Agile Coaching in kleinen Schritten

“Wir gehen wirklich sehr tief in die Teams und deren Prozesse rein”, erklärt Katrin das Tagesgeschäft. Das heißt, die Team Coaches unterstützen die Teams bei der Lösung konkreter Probleme, wie zum Beispiel der Verbesserung der Velocity oder dem Stakeholder-Management. Gemeinsam analysieren Katrin, die für das Team direkt zuständige Coachin und der Produktmanager, wo es im Team knirscht. Anschließend werden verschiedene Strategien entwickelt, diese Reibungspunkte zu beseitigen. Zum Beispiel zeigen die Coaches dem Team auf, welchen Wertbeitrag es für die Abteilung liefert oder organisieren Teambuilding-Events. Im dritten Schritt geht es dann für alle darum, konkret an einem quantifizierbaren Ziel zu arbeiten. Das kann zum Beispiel heißen: Es sollen wieder mehr Stories ins Backlog und abgearbeitet werden.

Katrin hat dabei nicht nur die Rolle des Sparring-Partners für Produktmanager und Team Coach. Sie sorgt dafür, dass die Arbeit der Agile Coaches mit den Zielen des Unternehmens aligned ist: “Ich kümmere mich um den Knowledge Transfer und organisiere Trainings.” Dazu hält sie den Kontakt mit dem Engineering Lead ihrer Business Unit und kümmert sich um die agile Weiterentwicklung der ganzen Abteilung. Auf dieser übergreifenden Ebene gibt es bei Zalando sogenannte “Initiativen”, erklärt Katrin: “Das sind übergeordnete Stories, die meist von mehreren Teams bearbeitet werden.” Ein Beispiel für eine solche Initiative: Für den Bereich Retail and Operations gibt es ein Portal, in dem alle von den Entwicklern genutzten Webservices zusammenlaufen, so dass die Mitarbeiter gefühlt nicht zehn sondern ein Tool benutzen. “Hier kümmere ich mich um die Prozessoptimierung, damit diese Initiativen schnell und zuverlässig live gehen.”

Die Organisation zu strukturieren und am Laufen zu halten, ist das Eine. “Das sind die Hard Facts in einem agilen Unternehmen”, sagt Katrin. Genauso wichtig sind für die studierte Wirtschaftspsychologin die “soften Komponenten”. Eine ihrer großen Challenges als Agile Coach: “Leute miteinander in Kontakt zu bringen und ihnen zu zeigen, dass es gut ist, zusammenzuarbeiten. Das verstehen nicht alle. Das kann man auch nicht lösen, indem man sagt: ‘Aber im Scrum-Guide steht das so.’

„Ich muss zu den Leuten hingehen und fragen, wo die Probleme liegen.”

Reden und vor allem Zuhören machen für Katrin darum einen großen Teil ihrer Arbeit aus.

Agil hilft nicht nur Produktentwicklern

Ganz wichtig dabei: “Ich gehe völlig frei von Schuldzuweisungen in die Gespräche, sondern gucke immer systemisch auf die Sache. Die Ursachen liegen meistens nicht bei den Personen, sondern bei den Prozessen.” Die Wurzeln bestehender Probleme zu finden, ist ihr eigentlicher Job. Das erfordert Geduld auf beiden Seiten, erklärt Katrin: “Coaching ist kein Prozess, der zack-zack geht. Wir arbeiten in der Regel über mehrere Monate mit einem Team.” Dabei ist es Katrin wichtig zu betonen, dass die Ergebnisse von Agile Coaching messbar sind: “Wenn wir ein Problem identifiziert haben, versuchen wir mit dem Team zu einem ganz konkreten Ziel zu kommen, zum Beispiel: Die Zahl der Meetings reduzieren.”

Mit diesen Methoden könne man auch außerhalb der Produktentwicklung arbeiten, glaubt Katrin: “Letztlich geht es immer darum, Gruppen effektiver zu machen, Meetings und Workshops produktiver zu gestalten. Diese Leistung brauchen Unternehmen an vielen Stellen, zum Beispiel in Strategiediskussionen oder im Change-Management.” In Zukunft, da ist sich Katrin sicher, wird Agile Coaching eine viel größere Rolle in Unternehmen spielen.

Mehr Insights in die agile Produktentwicklung bei Zalando bekommt ihr am 13. November beim Digitale Leute Summit. Neben Katrin werden wir doch noch Martin Lawrence, Product Owner bei Zalando, als Speaker auf der Bühne haben.  Alle Infos und Tickets zum Summit bekommt ihr hier.