Von Hawai bis Indonesien: So hat Eyeo einen Remote Open Space organisiert

In vielen agil arbeitenden Unternehmen gibt es Open Space Formate, die allen Mitarbeitern offen stehen. Bei Eyeo haben sie einen Remote Open Space durchgeführt, 48 Stunden am Stück und mit Kolleginnen und Kollegen aus Hawai, Köln und Indonesien.

Open Spaces geben Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern die Möglichkeit, dem ganzen Unternehmen vorzustellen, woran sie gerade arbeiten, welche Herausforderungen sie haben oder wobei sie Unterstützung brauchen. Üblicherweise finden diese offenen Formate in den Firmen vor Ort statt.

Die Kölner Software-Firma eyeo, deren bekanntestes Produkt der Werbeblocker Adblock Plus ist, arbeitet mit Teams, die remote über den ganzen Globus verteilt sind. Trotzdem hat das Unternehmen sich an einen Open Space herangewagt, und diesen komplett remote durchgezogen. Wie das geklappt hat und welche Herausforderungen sie dabei bewältigen mussten, berichtet uns Team Coach Kirsten Clacey, die den Open Space mitorganisiert hat, im Interview.

• In diesem Interview lernst du,
• Wie ein Remote Open Space funktioniert.
• Woran Du denken musst, wenn du einen Remote Open Space durchziehen willst.
• Warum es sich lohnt, den Teilnehmenden Freiraum zu geben.

Was ist der Remote Open Space ?

Open Space ist eine Methode, um beliebig große Gruppen zu moderieren. Die Teilnehmer und Teilnehmerinnen legen gemeinsam die Themen für die Agenda fest. Anschließend bilden sie Arbeitsgruppen dazu, in denen sie Lösungen erarbeiten.

Normalerweise befinden sich alle Teilnehmerinnen und Teilnehmer am selben Ort und sitzen in den Arbeitsgruppen zusammen. Wir haben nun das erste Mal einen Remote Open Space ausprobiert, der komplett online stattfand und bei dem sich alle Teilnehmenden über ihre Laptops zugeschaltet haben.

Wie läuft ein Remote Open Space ab?

Die größten Unterschiede liegen in den Tools und der aufwändigeren Vorbereitung und Kommunikation. Die einzelnen Aktivitäten und Elemente unterscheiden sich tatsächlich nicht sehr von einem analogen Open Space.

Beim Kick-off konnten die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in Echtzeit ihre Sessions in ein Google-Formular eintragen und ihre Time Slots und digitalen Räume auswählen. Die Organisatorinnen haben dann auf dieser Basis für die einzelnen Räume Video-Calls aufgesetzt. Die Links wurden alle in einem Stundenplan eingetragen und so an einem zentralen Ort gesammelt, dadurch war es auch ohne Probleme möglich, zwischen einzelnen Sessions zu springen.

Für jede Session gab es außerdem eine Google-Präsentation, um Ergebnisse festzuhalten oder zu brainstormen. Zwei Grundregeln für die Toolauswahl haben uns sehr geholfen:

1.  “Simplicity is king.”
2.  “If a tool isn’t essential, don’t have it.”

In welchen Situationen bietet sich der Remote Open Space an?

Wir sind ein sehr internationales Unternehmen mit Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen aus 38 Nationen, über den ganzen Erdball verteilt. Einmal jährlich treffen sich alle Angestellten in Köln zur Summer Company Week. Da wir aber weniger fliegen möchten, um die Umwelt zu schonen, und weil es natürlich auch viel Reisezeit für alle bedeutet, suchen wir nach Alternativen um Teilhabe zu ermöglichen und den Zusammenhalt zu stärken.

Das Ziel eines Open Space ist, ein umfassenderes, komplexes Thema mit einer interessierten Gruppe zu bearbeiten. Da wir gerade einen großen Change-Prozess durchlaufen, wollten wir den Remote Open Space ausprobieren und wir sind sehr zufrieden mit dem Ergebnis.

Woran sollten andere Teams denken, wenn sie einen Remote Open Space machen?

Gute Vorbereitung ist das Wichtigste, frei nach dem Motto: “Fail to prepare; prepare to fail.” Wir haben uns nach langer Recherche dazu entschieden, Tools zu verwenden, die alle im Unternehmen schon kennen und nutzen. Alles Komplizierte stört hier nur und erschwert die Zusammenarbeit und Interaktion.

Wenn man sich für einen Remote Open Space entscheidet, sollte man das auch konsequent umsetzen. Sonst werden sich die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in den Remote Locations ausgeschlossen fühlen. Unser Remote Open Space lief deshalb 48 Stunden non-stop, um allen ohne Ausnahme die Teilnahme zu ermöglichen.

Es gab Sessions bei denen einige Teilnehmer noch im Pyjama und mit Kaffeetasse teilgenommen haben.

Was war/ist für dich die größte Herausforderung beim Remote Open Space?

Ich denke, das Schwierigste ist, einen Mittelweg zwischen zu viel und zu wenig Eigenständigkeit für die Teilnehmerinnen zu finden.

Eine Gruppe von knapp 200 Menschen an 40 verschiedenen Orten und mit Zeitzonen von Hawaii bis Indonesien zusammenzubringen, kann herausfordernd sein.

Tools und Infrastruktur sind bei einem Remote Open Space natürlich absolut essenziell, allerdings kann zu viel davon auch hemmen oder verwirren. Wenn man im Open Space aber genug Freiräume lässt, passieren erstaunliche Dinge.

So sind die Teilnehmer von selbst auf die Idee gekommen ein Queueing System einzuführen, um zu regeln wer wann das Wort hat, denn wir hatten zum Teil Sessions mit über 40 Leuten. Die Person, die gerne als Nächstes sprechen wollte, schreibt ein +q in den Chat und der/die Session Owner/in behält das im Blick. Dieses System hat sich unglaublich schnell in allen Sessions verbreitet und wird auch jetzt noch in Meetings bei eyeo genutzt.

Was ist der größte Gewinn bei einem Remote Open Space?

Viele haben den Remote Open Space als unglaublich verbindend empfunden. Denn es hat sich wieder einmal bestätigt, dass wir nicht unbedingt an einem Ort sein müssen, um uns als Kollegen nahe zu fühlen und als Team an einem Strang zu ziehen. Tatsächlich sagten sogar viele, dass das der beste Open Space war, an dem sie bisher teilgenommen haben.

Weitere Informationen und Tipps für euren Remote Open Space gibt es im Blog von Eyeo. Dort schreibt das Unternehmen regelmäßig über New Work und den Alltag in einer Remote Company.

Als nächstes Lesen: Weitere Tipps zum Thema Remote Work.