Meetings bei Thoughtworks: Wir verzichten auf die Sprint Review

Meetings in der Produktentwicklung sind wie Plastikverpackungen: Eigentlich möchte man sie vermeiden. Aber manchmal geht es nicht ohne. In dieser Artikelserie wollen wir herausfinden, mit welchen Methoden und Strategien erfolgreiche Produktteams Meetings effizient gestalten und reibungsfrei durchführen.

Es darf nicht von freien Kalenderslots abhängen, wie schnell ein Team vorankommt. Das ist die Philosophie von Ellie Lang, Senior Business Analystin im Münchener Office von Thoughtworks. Die internationale Softwareberatung nutzt bis auf die Sprint Review alle Meetings aus dem Scrum Framework. Sehr wichtig ist für sie die Retrospektive: “Der messen wir großen Wert bei.”

Grundsätzlich gilt bei Thoughtworks: Jedes Meeting, das nicht stattfindet, ist ein gutes Meeting. Vollgestopfte Kalender, wie die Agentur sie oft bei Kunden sieht, wollen sie vermeiden.

• So hilft euch dieser Text, eure Meetings zu verbessern:
• Ihr erfahrt, wir euch ein Kaninchen dabei hilft, Diskussionen zu fokussieren.
• Ihr lernt, wie Personen als “Anker” für Themen den Informationsfluss verbessern.
• Ellie erklärt, welche Rolle die “Drei Amigos” haben, um eine neue Story zu starten.

Welche Meetings sind für eure Produktentwicklung unverzichtbar?

Wir machen die klassischen Scrum Meetings, wie Daily Scrum, Sprint Planning und Retrospektiven. Auf das Sprint Review verzichten wir, da wir mit Hilfe unserer Ceremonies den Fortschritt kontinuierlich überprüfen.

Für mich ist das Daily Meeting am wichtigsten, da es mir einen Überblick über die momentane Situation meines Teams und Einsicht in die Arbeit meiner Kollegen gibt. Es liefert mir die notwendigen Informationen, um meine Arbeit zu erledigen.

Neben den klassischen Scrum Meetings haben wir unsere Ceremonies auf einer Story Basis. Für jede neue Story haben wir ein kleines Kickoff Meeting, das immer die “Drei Amigos” inkludiert, die nötig sind, um die Story zu starten. Die “Drei Amigos” setzen sich aus den Rollen Product Owner oder Business Analyst, Quality Analyst und Developer zusammen. Auf diese Weise haben alle eine gute Übersicht darüber, was in unseren Stories passiert.

Wie sind die Meetings bei euch zusammengesetzt?

Damit wir nicht den Arbeitsalltag aller Kollegen und Kolleginnen unterbrechen, haben wir in unserem Team entschieden, das aus jeder Schlüsselposition jeweils nur eine Person an den Meetings teilnimmt. Die Ergebnisse der Meetings werden dann im Nachgang bei Stand-Up-Meetings oder in kleinen Diskussionen innerhalb der Teams geteilt. Zudem sollten alle aus dem Team an Retrospektiven, täglichen Stand-Ups und Sprint Kickoffs teilnehmen.

Welche Guidelines gibt es für Meetings?

Wir haben grundsätzlich eine Agenda oder klare Vorgaben bezüglich der Fragen und offenen Punkte. Das ist es hilfreich, um klare Aufgabenpakete zu erarbeiten.

Oftmals verrennt man sich während eines Meetings in zu vielen Details. In solchen Fällen nutzen wir die “Rabbithole”-Methode, bei der jeder Teilnehmer zu Beginn des Meetings ein Kaninchen auf einen Zettel zeichnet. Sollte sich eine Diskussion in Details verlieren, haben Teilnehmer die Möglichkeit, ihren Zettel hoch zu halten. Halten zwei oder mehr Leute ihre Zettel hoch, stellen wir die Diskussion hinten an und kehren zurück zur Agenda.

Zudem überprüfen wir die Wichtigkeit der Diskussionen und stimmen per Handzeichen ab, ob ein Thema noch mehr Zeit benötigt.

Was muss bei euch vor einem Meeting passieren, damit ein gutes Ergebnis rauskommt ?

Jedes Meeting sollte grundsätzlich ein konkretes Ziel haben. Ein Problem zu verstehen und mögliche Lösungen zu erarbeiten, ist für uns ein guter Ansatz, ein Meeting als erfolgreich einzuordnen. Die Kernaufgabe sollte immer sein, Themen zu diskutieren, klare Aufgaben zu erarbeiten oder offene Punkte mit den verantwortlichen Personen zu besprechen und so das Team vorwärts zu bringen. Außerdem dokumentieren wir wichtige Informationen in Story Cards und versuchen so “Anker” zu etablieren.

Anker sind Expertinnen oder Experten für ein spezielles Thema.

Diese Anker wechseln kontinuierlich. Das ermöglicht uns, Wissen zu teilen und unterschiedliche Personen innerhalb eines Sprints zu verschiedenen Themen einzubinden. Ist jemand ein Anker für die Entwicklung der Infrastruktur, dann kann diese Person an Meetings bezüglich Infrastruktur teilnehmen und ihr Wissen teilen.

Wie stellt ihr sicher, dass die Ergebnisse eines Meetings umgesetzt werden?

Für uns ist ein Meeting erfolgreich, wenn Aufgaben mit klaren Deadlines definiert wurden und eine effektive Kommunikation mit den relevanten Personen nach den Meetings sichergestellt wurde, sprich Owner für diese Aufgabe ernannt wurden. Muss etwas an einer Story angepasst werden, muss diese Person dies an die Entwickler oder gegebenenfalls weitere Stakeholder kommunizieren.

Welches Meeting habt ihr zuletzt abgeschafft, das niemand vermisst hat?

Wir führen keine Sprint Reviews mehr durch, legen dafür aber großen Wert auf Retros. Ansonsten hinterfragen wir regelmäßig bei jedem Meeting, ob unsere Teilnahme noch notwendig oder ob das Format noch zielführend ist.

Welche Tipps hast du grundsätzlich für Meetings, egal welcher Art?

Stelle sicher, dass nur Personen an dem Meeting teilnehmen, die auch einen echten Mehrwert liefern und wirklich dabei sein müssen. Erarbeite konkrete Aufgaben für die verantwortlichen Personen, die diese dann gewissenhaft abarbeiten sollen und gebe stets eine zeitliche Vorgabe für diese Aufgaben.

Was ist die grundsätzliche Philosophie zu Meetings in eurem Unternehmen?

Bei vielen unsere Kunden beobachten wir, dass die Kalender der Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen mit Meetings vollgestopft sind. Manchmal erweckt es den Eindruck, dass ein möglichst voller Kalender und die Anzahl der parallelen Termine zeigen sollen, welch‘ entscheidende Rolle eine Person im Unternehmen einnimmt.

Ein Blocker, der erst in 2 Wochen aus der Welt geräumt werden kann, weil es dann erst freie Kalenderslots gibt, ist das Ende aller Agilität.

Meetings sind für uns Mittel zum Zweck und notwendig. Aber jedes Meeting, das nicht stattfindet, ist ein gutes Meeting, denn es zeigt, dass es gesunde Kommunikationsstrukturen gibt, um Abstimmungen ad hoc durchzuführen.

Foto: Alina Cürten

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