So organisiert ihr eure Remote Teams: 10 Tipps von erfolgreichen Remote First Unternehmen

Klare Kommunikation und saubere Dokumentation sind die zwei wichtigsten Stützen eines Remote Work Unternehmens. Das hat unsere Serie “Remote Ready” eindeutig gezeigt. Damit auch in verteilten Teams eine kollegiale Atmosphäre und Zusammenhalt entstehen, lassen sich viele Unternehmen ungewöhnliche Maßnahmen einfallen, z.B. weltweite, synchrone Pizzabestellung, Filmclubs via Slack oder persönliche Mentoren.

In diesem Text fassen wir die besten Tipps von erfahrenen Remote Organisationen wie Gitlab, Mozilla oder DuckDuckGo für euch zusammen.

1. Overcommunication. Overcommunication. Und: Overcommunication.

Kommunikation ist das Mega-Thema bei allen Unternehmen, die Remote First sind. Zum einen müssen die Mitarbeiter herausragende Kommunikations-Skills mitbringen. Dazu gehören, die Bereitschaft und die Fähigkeit, sich in Videocalls, per E-Mails und im Slack verständlich mitzuteilen. Aber nicht nur das Senden ist wichtig, sagt Ali Greene von DuckDuckGo: “Man muss auch wissen, wie man auf Kommunikation reagiert, wie man empathisch zuhört und respektvoll miteinander umgeht.”

Das Zauberwort lautet: Overcommunication. Im Zweifel lieber eine Nachricht zu viel gesendet, einmal mehr nachgefragt oder eine Info zum dritten Mal an alle rausgeschickt, um auf Nummer sicher zu gehen.

2. Eigene Channels für Hobbies und Interessen

Nein, der Channel #random reicht nicht. Egal, ob ihr Slack, MS Teams, Mattermost oder ein anderes Kommunikationstool nutzt, ihr solltet Channels für besondere Interessen oder Hobbies einrichten, in den sich eure Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen austauschen können. Diese Kanäle geben die Chance, ungezwungen über Themen zu reden, die nicht arbeitsbezogen sind. Richtig spannend wird es, wenn ihr die Channels für Aktivitäten im richtigen Leben nutzt. Zum Beispiel könnt ihr einen Filmclub aufmachen, in dem alle Mitglieder einmal im Monat einen Film gucken und dann im Chat darüber diskutieren.

3. Mit Status-Updates die Kollegen auf dem Laufenden halten

Es ist nur eine winzige Kleinigkeit im Vergleich zu vielen anderen Dingen, die man in einem Remote-Unternehmen beachten muss. Aber manchmal machen gerade diese kleinen Dinge den Unterschied. Josh Johnson von Dribbble sagt: “Nutzt die Status-Updates von Slack so viel wie möglich.”

Wer zum Beispiel mal für eine Stunde nicht am Rechner sitzt, weil er oder sie die Kinder aus der Kita holen muss, kann dies durch ein Update signalisieren. Und schon wissen die Kollegen: Da ist jemand “Unterwegs” oder “afk” (away from keyboard) und wird jetzt erstmal nicht auf Anfragen antworten oder Tasks bearbeiten. Solche Kleinigkeiten reduzieren Unsicherheiten, verringern die Frustration im Team und können sogar Spaß machen, wenn man dazu mit passenden Emojis arbeitet. Aber vorsicht: Die Aubergine steht nicht bei allen Leute für was zu Essen!

4. Zufällige Watercooler-Talks simulieren

Der sogenannte “Watercooler Talk” kommt eigentlich aus den USA. In Deutschland finden Zufallsbegegnungen eher an der Kaffeemaschine, vor der Tür zum Rauchen oder am Kopierer statt. Wie auch immer: Kollegen aus unterschiedlichen Abteilungen und Teams kennenzulernen, ist sehr wichtig für die Stimmung im Unternehmen und schafft ein übergreifendes Zusammengehörigkeitsgefühl.

In nahezu allen Remote Teams gibt es darum einen Prozess, der das simulieren soll. Beliebt ist das Slack-Add-On “Donut.com”, das zufällig zwei Kollegen für einen Videocall zusammenwürfelt.

5. Video so viel wie möglich nutzen

A propos Video: Jedes Remote-Unternehmen hat mindestens ein Tool für regelmäßige Videokonferenzen wie Dailys oder Weeklys im Einsatz. Asynchrone Kommunikation ist gut. Aber ganz ohne Face-to-Face-Kommunikation geht es dann doch nicht. Am häufigsten werden Zoom oder Google Hang-Outs genannt, aber auch Alternativen wie Appear.in oder Tandem werden für Videokonversation genutzt.

Darüber hinaus nutzen viele Remote-Unternehmen Videocalls so oft wie möglich auch außerhalb von Meetings; für kurze Besprechungen, oder um Missverständnisse schnell aus dem Weg zu schaffen. Und selbst dann, wenn es nichts Konkretes zu besprechen gibt, kann man einfach gemeinsam in einem Videostream arbeiten, als würde man nebeneinander sitzen. Beispiel: Die Produktmanager bei Dribbble kommen regelmäßig für ein bis zwei Stunden für zwanglose, gemeinsame Sessions zusammen.

6. Handbook First

Neben Overcommunication ist sorgfältige und penible Dokumentation ein weiterer, wichtiger Eckpfeiler jedes Remote-Unternehmens. Bei Gitlab gilt die Policy: “Handbook first.” Bevor eine Ankündigung oder Änderung im Unternehmen geteilt wird, wird erst das Wiki aktualisiert, sagt Darren Murph von Gitlab: “Auf diese Weise entsteht ein kontinuierlicher Prozess, so dass neue Mitarbeiter Antworten auf all ihre Fragen finden, ohne jedesmal einen Kollegen fragen zu müssen.”

Aber nicht nur neue Mitarbeiter sollen aktuelle Informationen vorfinden. In einem Umfeld, in dem asynchrone Kommunikation der Normalfall ist, müssen auch die Kollegen immer auf dem Laufenden gehalten werden. Im Tagesgeschäft gilt bei Gitlab darum: Für jedes Meeting gibt es eine schriftliche Agenda und ein Protokoll in Google Docs zum Nachlesen.

7. Technik darf kein Roadblock sein

Wer viel über Video kommuniziert, braucht die richtige Ausstattung. Nichts ist frustrierender, als wenn ein Meeting an schlechter Mikrofonqualität oder einer ruckelnden Grafikkarte scheitert.

Remote macht nur Spaß, wenn die Technik funktioniert!

Große Unternehmen wie Salesforce oder Envato statten Mitarbeiter darum standardmäßig mit leistungsfähigen Rechnern und Smartphones aus und rüsten Konferenzräume in den Büros entsprechend auf. Aber auch kleinere Remote-Firmen sollten darauf achten.

8. Career Advisors als Mentoren und Ansprechpartner

Eine Gefahr bei Remote-Unternehmen ist, dass einzelne Mitarbeiter sich isoliert oder außen vor fühlen. DuckDuckGo hat darum so genannte Career Advisors. Jeder Mitarbeiter kriegt einen Kollegen oder eine Kollegin als dauerhaften Ansprechpartner und Mentor zur Seite gestellt. Mit dieser Person kann man über allgemeine Zufriedenheit oder Stress im Job sprechen, Weiterbildung und die nächsten Karriereschritte planen oder auch einfach mal nur Dinge loswerden, die einen beschäftigen.

9. Persönliche Treffen und Retreats fördern

Klassische Unternehmen sind in der Regel bestrebt, den Kostenpunkt “Dienstreisen” so klein wie möglich zu halten. Und natürlich sollte das auch in einem Remote-Unternehmen nicht aus dem Ruder laufen. Unsere Gespräche haben aber gezeigt: Bei allen Tools und Kommunikationsmöglichkeiten, die es heute gibt, schätzen die Mitarbeiter nichts so sehr wie den persönlichen Kontakt zu den Kollegen.

Ein jährliches Zusammentreffen aller Kollegen an einem Ort auf der Erde gehört zum Standard in den meisten Firmen. 1Password mietet gleich eine ganze Yacht dafür an und cruist über den Pazifik. DuckDuckGo ermöglicht einzelnen Teams eine so genannte Co-Workation. Dabei treffen sich Teams irgendwo auf der Welt, um gemeinsam an einem Projekt zu arbeiten, planen aber auch Zeit für Sightseeing und gemeinsame Aktivitäten ein.

10. Get weird!

Remote Teams brauchen, genau wie alle anderen Teams, diese Momente, in denen sich alle mal locker machen können und die Gesprächsstoff liefern. Dafür sollte keine Idee zu verrückt sein.

• Jutta Horstmann von der Kölner Firma Eyeo denkt sich für Remote Calls immer einen Eisbrecher aus, zum Beispiel, dass jeder Teilnehmer seine Schuhe fotografiert und postet.
• Stack Overflow macht Beverage Bashes, zu denen alle Mitarbeiter ein Getränk ihrer Wahl mitbringen (Alkohol ist erlaubt).
• Bei Giant Swarm wird jeden Donnerstag gemeinsam zu Mittag gegessen, inklusive gemeinsamem remote Cooking.
• Customer.io hat einen virtuellen Pizzaservice ausgetestet, der dafür sorgt, dass Mitarbeiter auf der ganzen Welt zur gleichen Zeit eine Pizza geliefert bekommen.

Gut, eine Pizza kostet dann 25 Euro. Aber darum geht es nicht: Das Ziel ist nicht, die Leute satt zu kriegen, sondern ein cooles Team-Event in Jakarta, Barcelona und New York gleichzeitig zu haben.

Noch mehr Tipps und Insights zum Thema Remote Work gibt es auf unserer Themenseite. Dort findet ihr auch alle Interviews, Podcasts und Videos, die wir zu dem Thema erstellt haben. Ihr seid überzeugt von Remote Work? Dann schaut euch doch mal unsere Plattform “DL-Remote” an, auf der wir Remote Professionals mit Unternehmen vernetzen.